1. Doel
Het doel van dit protocol is om een duidelijk en consistent proces te bieden voor het indienen, beoordelen en goedkeuren van declaraties voor zakelijke uitgaven binnen Stichting Slapeloosheid.
2. Reikwijdte
Dit protocol is van toepassing op alle werknemers en door het bestuur erkende vrijwilligers van Stichting Slapeloosheid die uitgaven maken in verband met de activiteiten van de stichting.
3. Toegestane declaraties
Werknemers en vrijwilligers kunnen de volgende uitgaven declareren, mits deze noodzakelijk en redelijk zijn voor de uitoefening van hun functie.
Om onverwachte uitgaven in de startfase van de stichting te beperken moet de declarant tot nader order, per uitgaven en/of periode en/of project, vooraf uitdrukkelijke toestemming krijgen van het bestuur. Deze aanvraag verloopt via de penningmeester van de stichting.
Declareerbare uitgaven zijn:
- Reiskosten (openbaar vervoer, kilometervergoeding voor eigen vervoer)
- Maaltijden tijdens activiteiten of vergaderingen
- Hotelovernachtingen voor deelname aan conferenties of evenementen
- Kleine kantoorbenodigdheden, porto kosten, etc.
4. Declaratieproces
4.1 Indienen van declaraties
- Declaraties moeten binnen 30 dagen na de gemaakte uitgave worden ingediend.
- Declaraties moeten worden ingediend via een standaard en ondertekend declaratieformulier van de Stichting Slapeloosheid.
- Declaratieformulieren worden per e-mail verstuurd naar
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. . De aanbieder ontvangt binnen 3 werkdagen een bevestiging van ontvangst. - Alle declaraties moeten worden ondersteund door originele bonnen en/of facturen.
- Voor iedere uitgave moet een duidelijke beschrijving en reden worden opgegeven.
4.2 Beoordeling en goedkeuring
- Ingediende declaraties worden eerst beoordeeld door een hiertoe bevoegde projectcoördinator of bestuurder.
- Na goedkeuring door de leidinggevende worden de declaraties doorgestuurd naar de penningmeester voor eindbeoordeling en verwerking.
- Declaraties die niet aan de eisen voldoen, worden teruggestuurd naar de indiener met een uitleg van de reden voor afwijzing.
4.3 Betaling
- Goedgekeurde declaraties worden in euro’s uitbetaald op de eerstvolgende salarisbetaling of binnen 20 werkdagen na goedkeuring.
- Betalingen worden gedaan naar het door de declarant opgegeven IBAN-nummer.
5. Richtlijnen en beperkingen
5.1 Reiskosten
- Openbaar vervoer: reële kosten op basis van tweedeklastarief.
- Kilometervergoeding: € 0,23 per kilometer.
- Kilometervergoeding op basis van de optimale route. Routenet.nl is hierin het uitgangspunt.
- Parkeerkosten: worden vergoed op vertoon van een betalingsbewijs.
5.2 Maaltijden
- Maximumvergoeding per dag: € 20.
- Geen vergoeding voor alcoholische dranken.
5.3 Hotelovernachtingen
- Maximumvergoeding per nacht: € 100.
- Vergoeding alleen voor standaard kamers.
5.4 Overige uitgaven
- Alleen zakelijke uitgaven worden vergoed.
- Voor uitgaven boven € 50 is vooraf uitdrukkelijke goedkeuring nodig van de penningmeester.
6. Verantwoordelijkheden
- Werknemers en vrijwilligers zijn verantwoordelijk voor het tijdig en correct indienen van hun declaraties.
- Hiervoor aangestelde leidinggevenden en coördinatoren zijn verantwoordelijk voor een zorgvuldige beoordeling en goedkeuring van declaraties.
- De penningmeester is verantwoordelijk voor de eindbeoordeling, verwerking en uitbetaling van declaraties.
7. Fraudepreventie
Misbruik van het declaratieproces wordt gezien als fraude en kan leiden tot disciplinaire en/of juridische maatregelen, inclusief beëindiging van de samenwerking.
8. Wijzigingen en updates
- Dit protocol wordt jaarlijks herzien en indien nodig bijgewerkt door het bestuur.
- Wijzigingen worden gecommuniceerd naar alle medewerkers en vrijwilligers.
9. Contact
Voor vragen over dit declaratieprotocol kunnen werknemers en vrijwilligers contact opnemen met de penningmeester van de stichting.
10. Klachten
Bij klachten is het advies om eerst contact op te nemen met de betrokken opdrachtgever en/of de penningmeester. Als de klacht hiermee niet is opgelost, kan de werknemer of vrijwilliger gebruik maken van de klachtenregeling en de klacht voorleggen aan het bestuur van de Stichting Slapeloosheid.
.jpg)
