Inleiding
De kascommissie speelt een belangrijke rol in het waarborgen van de financiële transparantie en betrouwbaarheid van Stichting Slapeloosheid. Dit protocol beschrijft de doelstelling, samenstelling, verantwoordelijkheden en werkwijze van de kascommissie, en geeft richtlijnen voor een efficiënte uitvoering van de controles.
1. Doelstelling
De kascommissie heeft als doel het controleren van de financiële administratie van de stichting om te waarborgen dat de gelden op een correcte, transparante en rechtmatige wijze zijn beheerd. De kascommissie rapporteert haar bevindingen schriftelijk aan het bestuur, inclusief concrete aanbevelingen indien van toepassing.
2. Samenstelling kascommissie
- De kascommissie bestaat uit minimaal twee leden die niet tot het bestuur van de stichting behoren.
- De leden van de kascommissie worden benoemd door het bestuur op basis van relevante expertise en onafhankelijkheid.
- De benoeming van de kascommissie is voor een periode van één jaar, met de mogelijkheid tot verlenging, tot een maximum van drie opeenvolgende jaren.
- Leden van de kascommissie hebben geen direct belang bij de financiële verslaglegging van de stichting.
3. Taken en verantwoordelijkheden
3.1 Controle van de financiële administratie
- De kascommissie ontvangt de jaarrekening, het financiële jaarverslag en de onderliggende documenten (bankafschriften, facturen, bonnen, etc.) van de penningmeester.
- De kascommissie controleert de juistheid, volledigheid en ordelijkheid van de financiële administratie.
- De commissie toetst of de uitgaven in lijn zijn met het budget, het beleid van de stichting en wettelijke voorschriften.
3.2 Frequente controles
- De kascommissie voert ten minste één keer per jaar een controle uit. Indien nodig kunnen extra controles worden uitgevoerd.
- Bij constatering van onregelmatigheden wordt een aanvullende controle gepland in overleg met het bestuur.
3.3 Overleg met penningmeester
- Bij vragen of onduidelijkheden heeft de kascommissie het recht om uitleg te vragen aan de penningmeester.
- De penningmeester verleent volledige inzage in alle relevante financiële stukken.
- Indien de penningmeester onvoldoende medewerking verleent, informeert de kascommissie het bestuur over haar bevindingen.
3.4 Verslaglegging
- Na afloop van de controle stelt de kascommissie een schriftelijk rapport op met de bevindingen.
- Eventuele opmerkingen, aanbevelingen of onregelmatigheden worden hierin opgenomen.
- De kascommissie adviseert het bestuur om de penningmeester al dan niet décharge te verlenen voor het gevoerde beleid.
4. Werkwijze
4.1 Voorbereiding
- De kascommissie maakt van tevoren een afspraak met de penningmeester voor de controle.
- De kascommissie ontvangt alle benodigde stukken minstens twee weken voor de controle.
- De kascommissie plant haar controle uiterlijk drie maanden na het afsluiten van het boekjaar.
4.2 Uitvoering van de controle
- De kascommissie controleert steekproefsgewijs de uitgaven en inkomsten.
- Specifieke aandacht wordt gegeven aan grote uitgaven en inkomsten, kasstromen en bijzondere posten.
- Bij afwijkingen of onregelmatigheden wordt direct overleg gevoerd met de penningmeester.
4.3 Rapportage
- Na de controle wordt een schriftelijk rapport opgesteld met duidelijke bevindingen en aanbevelingen.
- Dit rapport wordt voorgelegd aan het bestuur en besproken tijdens een bestuursvergadering.
4.4 Communicatie
- De kascommissie communiceert haar bevindingen op transparante wijze en houdt rekening met vertrouwelijkheid waar nodig.
5. Verantwoording en transparantie
- De kascommissie werkt onafhankelijk van het bestuur en andere organen van de stichting.
- Alle bevindingen en rapporten van de kascommissie zijn inzichtelijk voor het bestuur.
- Indien er ernstige onregelmatigheden worden geconstateerd, dient de kascommissie dit onverwijld te rapporteren aan het bestuur.
- De kascommissie gaat vertrouwelijk om met alle financiële en persoonlijke gegevens.
6. Afsluiting
Na goedkeuring van het financiële jaarverslag door de kascommissie kan de penningmeester décharge verleend worden voor het gevoerde financiële beleid. Indien décharge wordt verleend, wordt de verantwoordelijkheid voor de financiële administratie van dat boekjaar als afgesloten beschouwd.
Ondertekening
Handtekeningen kascommissie:
Naam 1: _________________________ Datum: __________
Naam 2: _________________________ Datum: __________
.jpg)
