Artikel 1: Algemene bepalingen
- Dit reglement is onderworpen aan de statuten van de patiëntenorganisatie Stichting Slapeloosheid, hierna te noemen stichting, die op 18 oktober 2024 zijn vastgelegd in een notariële akte.
- Onder chronische slapeloosheid (insomnie) verstaat de stichting een slaapstoornis die zich kenmerkt door drie keer of vaker per week klachten van slecht slapen (te lange tijd tot inslapen, te vaak ontwaken 's nachts en/of te vroeg wakker worden) met nadelige gevolgen overdag, zoals moeheid, verminderde concentratie, verhoogde irritatie, etc. Dit gedurende minimaal drie maanden achtereen.
- Het bestuur heeft de volgende verklaringen en reglementen opgesteld. Deze verklaringen en reglementen zijn een aanvulling op dit huishoudelijk reglement. Ze zijn beschikbaar via de servicedesk (
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. ) en onze website. Eventuele wijzigingen worden vastgesteld door het bestuur met meerderheid van alle stemmen en zijn, tenzij anders aangegeven, direct na de wijziging van toepassing.
-
- Interne gedragscode
- Verklaring naleving Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)
- Klachtenregeling
- Protocol voor declaraties
- Protocol voor kascontrole
- Privacyverklaring
- Algemene disclaimer
- Algemene copyrightverklaring
- Cookie verklaring (website)
- Huisregels (website)
- Reglement sponsors en adverteerders
- Reglement donateurs
- Reglement medische adviesraad
- Handboek voor vrijwilligers:
-
-
- Samenwerkingsovereenkomst
- Richtlijnen voor het verstrekken van medische adviezen
- Richtlijnen voor het vertegenwoordigen van de stichting
- Richtlijnen voor projectleiders en (commissie of werkgroep) voorzitters
- Richtlijnen huisstijl en tone-of-voice
- Evaluatieformulier projecten
-
Artikel 2: Doel van de stichting
- De Stichting heeft ten doel: het behartigen van de belangen van mensen met chronische slapeloosheid (insomnie) en hun naasten, het bevorderen van de levenskwaliteit en participatie in de samenleving van mensen met insomnie, het faciliteren van onderling contact tussen belanghebbenden, patiënten en/of naasten, het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek naar insomnie, het bevorderen van preventie van chronische slapeloosheid, en voorts al hetgeen in de ruimste zin met één en ander verband houdt, daartoe behoort en/of daartoe bevorderlijk kan zijn.
- De stichting verricht haar activiteiten zonder winstoogmerk.
Artikel 3: Beleid
- Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd. Het beleidsplan bevat een jaarplan en een jaarbegroting. Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het Handboek voor vrijwilligers.
Artikel 4: Bestuur
- Bestuursleden worden benoemd voor onbepaalde tijd.
- Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, secretaris en penningmeester.
- De benoeming van bestuursleden geschiedt door coöptatie, waarbij het bestuur zelf nieuwe leden voordraagt en benoemt.
- Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
- Bestuursleden kunnen altijd vrijwillig aftreden of worden ontslagen door een besluit van het bestuur, met een meerderheid van stemmen.
Artikel 5: Bevoegdheden van het bestuur
- Het bestuur is belast met het beheer en de uitvoering van het beleid van de stichting.
- Het bestuur vertegenwoordigt de stichting in en buiten rechte.
- Het bestuur stelt het beleidsplan en de begroting op en is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening.
- Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, tenzij in de statuten anders is bepaald.
- Het bestuur kan commissies en werkgroepen instellen om specifieke taken te verrichten, onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.
Artikel 6: Taakomschrijving voorzitter, secretaris en penningmeester
1) De voorzitter:
-
- vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
- overlegt met officiële instanties;
- is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
- stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
- leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
- ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
- stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
- coördineert en stuurt activiteiten.
2. De penningmeester:
-
- voert de financiële administratie;
- waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
- stelt financiële overzichten op;
- maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
- zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650 (indien stichting ANBI is).
- beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
- beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
- begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
- beslist zelfstandig over uitgaven tot 50 euro; legt verzoeken voor uitgaven ter besluitvorming voor aan het bestuur;
- beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
- neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen décharge te verlenen.
3. De secretaris:
-
- maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: de datum en plaats van de vergadering, de aanwezige en afwezige bestuursleden, de verleende volmachten, de genomen besluiten.
- stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
- ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
- neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
- archiveert alle relevante documenten;
- draagt de verantwoordelijkheid voor de website en bewaking van de privacy van persoonsgegevens.
4. Uitzonderingen/ vervanging:
-
- bestuursleden kunnen specifieke taken tijdelijk van elkaar overnemen;
- waarneming van omschreven taken en de beëindiging hiervan worden gemeld en genotuleerd binnen de bestuursvergadering.
Artikel 7: Vergaderingen van het bestuur
- Het bestuur vergadert minimaal viermaal per jaar.
- De voorzitter of twee andere bestuursleden kunnen altijd een bestuursvergadering bijeenroepen.
- Bestuursbesluiten worden genomen met een meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.
- Van elke vergadering wordt een schriftelijk verslag gemaakt door de secretaris. De secretaris kan hiervoor een vervanger aanwijzen.
Artikel 8: Werkgroepen en commissies
1. Benoeming
- Werkgroepen en commissies worden ingesteld door het bestuur voor bepaalde of onbepaalde tijd.
- Per werkgroep of commissie wordt een van de bestuursleden aangesteld als vast contactpersoon.
- Werving van leden geschiedt in eerste instantie via bij het secretariaat aangemelde vrijwilligers.
- Werving en selectie, alsook training en evaluatie van leden vinden plaats op basis van taak- en profielomschrijvingen.
- Leden worden benoemd door het bestuur, op basis van een voordracht van de betreffende commissie en/of werkgroep en het verantwoordelijke bestuurslid.
- Commissies en/of werkgroepen en hun leden conformeren zich aan afspraken tussen bestuur en de commissies en/of werkgroepen.
2. Taken
- Iedere werkgroep en commissie stelt jaarlijks in overleg met het betrokken bestuurslid een werkplan met begroting op en maakt een jaarplanning en taakverdeling.
- Werkplan, begroting en activiteiten van de werkgroepen en commissies worden vooraf ter instemming voorgelegd aan het bestuur.
- Werkgroepen en commissies zijn verantwoordelijk voor een goede uitvoering van het door het bestuur vastgestelde werkplan.
- Iedere werkgroep en commissie zorgt voor verslaglegging en evaluatie van haar activiteiten (als leermoment) ten behoeve van de stichting.
3. Bevoegdheden
- Werkgroepen en commissies zijn bevoegd (financiële) verplichtingen aan te gaan binnen het door het bestuur vastgestelde werkplan en begroting, binnen de vastgestelde looptijd.
- Wijzigingen in werkplan en begroting dienen vooraf door het bestuur te worden goedgekeurd.
- Werkgroepen en commissies zijn bevoegd het bestuur gevraagd en ongevraagd te adviseren ten aanzien van beleid en activiteiten van de vereniging.
- Werkgroep en commissieleden kunnen kosten, die zij maken in verband met hun werkzaamheden voor de werkgroep, vergoed krijgen volgens het geldende declaratie protocol van de stichting.
Artikel 9: Financieel beheer
- De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheren van de financiën van de stichting en stelt twee keer per jaar een financiële verantwoording op.
- Het boekjaar van de stichting loopt van 1 januari t/m 31 december van elk jaar.
- De jaarrekening wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur en, indien van toepassing, aan een externe accountant voor controle.
- Het bestuur heeft een protocol en formulier opgesteld voor het declareren van eventuele onkosten. Beschikbaar via de penningmeester en website.
- Het bestuur kan een kascommissie instellen, een protocol voor de kascontrole is opgesteld door het bestuur en beschikbaar via de website.
- Het bestuur is bevoegd om financiële verplichtingen aan te gaan in overeenstemming met de goedgekeurde begroting. Voor afwijkende uitgaven is een bestuursbesluit vereist.
Artikel 10: Vermogen van de stichting
- Het vermogen van de stichting bestaat uit subsidies, giften, donaties, erfstellingen en legaten, en andere wettelijk toegestane bronnen van inkomsten.
- Giften of donaties met specifieke voorwaarden worden alleen geaccepteerd na goedkeuring van het bestuur.
- Het vermogen van de stichting mag uitsluitend worden aangewend voor de realisatie van de statutaire doelstellingen.
Artikel 11: Gedragscode en klachtenregeling
- Bestuursleden en medewerkers van de stichting handelen in lijn met de waarden en doelstellingen van de stichting.
- Bij conflicten of klachten met betrekking tot de stichting kunnen betrokkenen een schriftelijke klacht indienen bij het bestuur.
- Het bestuur behandelt klachten binnen 30 dagen en stelt passende maatregelen voor indien nodig.
- Een uitgewerkte gedragscode en klachtenregeling zijn nader uitgewerkt in een reglement en worden aangeboden aan alle (nieuwe) vrijwilligers van de stichting. De laatste versie is opvraagbaar via het secretariaat van de stichting.
Artikel 12: Medische adviesraad
- Het bestuur stelt een medische adviesraad samen die bestaat uit minimaal drie en maximaal negen gerenommeerde deskundigen op het gebied van slapeloosheid. De deskundigen hebben een relevante academische achtergrond en zijn werkzaam binnen de zorg en/of onderzoek m.b.t. slapeloosheid. De adviesraad kan ervoor kiezen om maximaal 25% van haar leden te laten bestaan uit leden zonder een academische achtergrond.
- De deskundigen worden benoemd door het bestuur of de leden van de medische adviesraad. De leden van de medische adviesraad kiezen uit hun midden een voorzitter en een secretaris.
- De medische adviesraad voorziet het bestuur gevraagd en ongevraagd van advies over medische onderwerpen, in het bijzonder ten aanzien van chronische slapeloosheid.
- Een deel van de afspraken tussen het bestuur en de medische adviesraad en tussen de leden van de medische adviesraad onderling zijn geregeld in het reglement medische adviesraad van Stichting Slapeloosheid.
Artikel 13: Sponsors, adverteerders en donateurs
- Voor projecten en algemene kosten werft de stichting actief donateurs, sponsors en adverteerders.
- Eventuele reclame van sponsors en adverteerders zijn altijd herkenbaar als een gesponsorde boodschap.
- Eventuele sponsors, adverteerders en donateurs mogen niet in strijd handelen met de doelstellingen, beeldvorming en belangen van de stichting. Het e.e.a. ter beoordeling van het bestuur.
- Aanvullend heeft het bestuur een reglement voor donateurs en een reglement voor sponsors en adverteerders opgesteld. De laatste versie is beschikbaar via de website en de servicedesk van de stichting:
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .
Artikel 14: Aandacht voor vrijwilligers en externe vertegenwoordigers
- Iedere vrijwilliger krijgt een vast contactpersoon, inclusief vervanger. Deze contactpersoon is een bestuurder, vrijwilligerscoördinator, projectcoördinator of voorzitter van een werkgroep, adviesraad en/of commissie. De contactpersoon maakt de inhoudelijke afspraken met de vrijwilliger, geeft eventueel ondersteuning en support.
- Eventueel financiële toezeggingen zijn alleen mogelijk met uitdrukkelijke schriftelijke goedkeuring van de penningmeester.
- Bestuursleden en vrijwilligers van Stichting Slapeloosheid zijn primair zelf verantwoordelijk voor het verzekeren van ongevallen, aansprakelijkheid en andere verzekeringen zoals inzittendenverzekeringen.
- Voor de wettelijke aansprakelijkheid van bestuurders en vrijwilligers is nog geen afzonderlijke verzekering door de stichting afgesloten. Dit heeft onze prioriteit.
- Aanvullend heeft het bestuur een handboek voor vrijwilligers opgesteld. Alle (nieuwe) vrijwilligers ontvangen een exemplaar. De laatste versie is beschikbaar via de website en servicedesk van de stichting:
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .
Artikel 15: Wijziging van het huishoudelijk reglement
- Wijzigingen in dit reglement kunnen alleen worden aangebracht door een unaniem bestuursbesluit. Bij een bestuur van meer dan 3 leden, passen we dit aan.
- Voorstellen tot wijziging moeten minimaal 21 dagen voor de bestuursvergadering schriftelijk worden ingediend bij de secretaris.
.jpg)
